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„Voller Einsatz für die Ausbildung – da sind die „alten Hasen“ im Team genauso gefragt wie die Azubis.“

TFA in der Ausbildung

Vom „Rohdiamanten“ zum „Juwel“

Erfolgreiche Auswahl und Management von Auszubildenden – Tipps von einer Tierärztin mit Ausbildungserfahrung

Von Dr. med. vet. Stephanie Jette Uhde

Auszubildende! Kaum ein Thema am Arbeitsplatz erzeugt derartig heftige spontane Reaktionen bei Tierärztlichen Fachangestellten und Tierärzten wie der Alltag mit Berufsanfängern in Tierarztpraxen und Kliniken. Fast jeder hat irgendeine Anekdote aus dem Arbeitsalltag parat – leider ist sie selten positiv. Warum ist das so?

Alte Zöpfe abschneiden

Da sind zum einen gewachsene Strukturen. Den Spruch „Lehrjahre sind keine Herrenjahre!“ hört man in vielen tierärztlichen Betrieben auch heute noch. Und das nicht nur vom Seniorchef, der früher seine bessere Hälfte unbezahlt im Kleintierbereich einsetzt hat. Es sind vielmehr oft die TFAs mit langer Berufserfahrung, die als Lehrlinge durch eine „harte Schule“ gehen mussten. Auch wenn – laut Konrad Lorenz – bei uns Menschen keine Prägung stattfindet, so lässt sich doch die These aufstellen: Berufsanfänger befinden sich in einer prägeähnlichen Phase.

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Was heißt das? TFAs, die solche Erfahrungen in ihrer Ausbildungszeit gemacht haben, sind anfällig dafür, später als Vorgesetzte genauso mit den eigenen Azubis umzugehen. Warum? Weil diese Erfahrungen oft so fest verankert sind, dass nicht selten unreflektiert frei nach dem Motto „Da musste ich auch durch!“ das Althergebrachte am Arbeitsplatz angewandt wird. Das muss man infrage stellen.

Generation Y: Kein Blatt vor dem Mund

Gleichzeitig muss man feststellen: Die Welt hat sich verändert. Die heutige Generation der Auszubildenden bringt völlig andere Werte und Prioritäten mit; sie hat ein anderes Selbstbewusstsein als vorherige Generationen – und das schon vom ersten Tag der Ausbildung an.

Spätestens seit die berühmt-berüchtigte Y-Generation unter den Bewerbern ist, hat auch der Letzte gemerkt, dass die Neuen oft wenig auf althergebrachte „Werte und Traditionen“ geben. In den vergangenen Jahren haben selbst „alte Hasen“ feststellen müssen, dass nun viele Dinge hinterfragt werden. Und im Zweifel kommt Widerstand von der anderen Seite. Damit prallen dann auch mal zwei Welten ungebremst aufeinander. Manche Auszubildende gehen sogar, wenn es ihnen zu bunt wird. Zurück bleiben dann nicht selten ratlose Tierärzte und TFAs, die diese „undankbaren“ Azubis nicht mehr verstehen. Am Job selbst liegt das nicht, denn nach wie vor entscheiden sich junge Menschen sehr bewusst für den Weg als TFA.

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Reden hilft!

Wenn es knirscht, hilft nur Kommunikation. Es nützt nichts, den „schwarzen Peter“ von sich wegzuschieben und auf die „unverschämten“ Azubis zu schimpfen. Fakt ist: Gelernte TFAs stellen heute auf dem Arbeitsmarkt eine kostbare Ressource dar, die massiven Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg einer Tierarztpraxis hat. Und das wird sich zukünftig noch verschärfen.

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Grundsätzlich gilt aber für Praxisinhaber, angestellte Tierärzte und das TFA-Team: Auszubildende sind keine Arbeitskräfte, die von heute auf morgen eigenverantwortlich im Betrieb einzusetzen sind. Sie sind Anfänger, stehen unter „Welpenschutz“ und bedürfen einer besonderen Fürsorge. Letztendlich sind sie ein Spiegelbild des eigenen Betriebes: Sie können nur so gut sein, wie man sie ausbildet. Wer also nachhaltig erstklassige neue Arbeitskräfte ausbilden möchte, muss sich selbstkritisch an die eigene Nase fassen, Prozesse hinterfragen und gegebenenfalls neue Strukturen schaffen.

Das Azubi-Recruitment professionalisieren

Man kann natürlich auch etwas dafür tun, dass es gar nicht erst zu Problemen kommt. Für die erfolgreiche Auswahl von Azubis sind heute professionelle Recruitment-Strukturen unerlässlich:

  • Kontakt zur Landestierärztekammer pflegen, Kooperationen mit der lokalen Agentur für Arbeit und den Berufsinformationsbildungszentren (BIZ)
  • Bekanntheitsgrad der Praxis durch Teilnahme an lokalen Aktivitäten, (Vereins)Events, Messen, Medien erhöhen
  • Schaltung einer Stellenanzeige auf allen relevanten Online-Azubi-Börsen (je mehr, desto besser!), aber auch im Social Media Bereich, wie z. B. bei Facebook und Instagram
  • Aktive Kandidatensuche: Auch durch aktives Anschreiben von interessanten Bewerberprofilen und Teilnahme an Azubimessen lassen sich geeignete Bewerber finden.
  • Azubi-Blog auf der Praxis-eigenen Homepage: Dort geben Auszubildende Einblicke in ihren Berufsalltag, ihre täglichen Aufgaben und Erlebnisse.
  • Kooperationen mit Schulen: Im Rahmen der Berufsorientierung an den weiterführenden Schulen bereits mit potenziellen Bewerbern ins Gespräch kommen und Praktika vereinbaren.
  • Perspektiven anbieten: Schon früh Talente und Fähigkeiten besprechen und auch nach der Ausbildung einen Platz im Betrieb anbieten.

Das Bewerbermanagement ist die Visitenkarte der Praxis. Heute bewerben sich junge Berufseinsteiger in der Regel auf Ausbildungsstellen in verschiedenen Betrieben. Hier kann sich die eigene Praxis durch eine straffe, kommunikationsorientierte Verfahrensweise von der Konkurrenz positiv abheben und sich entscheidende Vorteile verschaffen. Ähnliches gilt für den „Bewerbungstag“: Eine sorgfältige Organisation bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Entscheidung! Wo soll sich der Bewerber wann bei wem aufhalten? Welche Tätigkeiten sollen selbstständig oder begleitend vom Bewerber durchgeführt werden? Durch Festlegung verschiedener Auswahlkriterien und Einbindung verschiedener Kollegen (und deren Einschätzung) gelingt anschließend im Team die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber wesentlich sicherer.

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„Preboarding“: Früh Kontakt aufnehmen

Es ist geschafft! Der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben, und dann? Das Allerwichtigste ist das Signal: „Du gehörst ab sofort dazu!“ Auch beim sogenannten „Preboarding“ können erfahrene TFAs dem Praxisinhaber helfen. Hier ein paar Ideen dazu:

  • Willkommensnachricht: Verfassen Sie eine herzliche E-Mail mit allen Ansprechpartnern des Betriebes und Kontaktdaten an den Auszubildenden. Nehmen Sie dabei Bezug auf die Praxiskleidung und die Parkplatzsituation bzw. den öffentlichen Nahverkehr zur Praxis.
  • Azubi-Newsletter: Nutzen Sie die Inhalte des Azubi-Blogs, um durch Newsletter ins Gespräch mit dem Auszubildenden zu kommen. So können die älteren Auszubildenden Tipps zur Berufsschule und Prüfungsvorbereitung geben oder über ihren Alltag mit den Herausforderungen berichten.
  • Vernetzung: Lassen Sie den Azubi wissen, wo die Praxis bei Facebook, Instagram und Co. zu finden ist. Machen Sie ihn auf Gruppen aufmerksam, in denen Informationen zum Ausbildungsberuf abzurufen sind.
  • Starter-Paket: Wie viel Freude macht das Paketauspacken! Nutzen Sie dies und packen Sie zu den Informationen zur Praxis und dem Berufsfeld eine Tüte „Nervennahrung“ und Give-aways, wie z. B. Tassen oder Kugelschreiber. Eine persönlich geschriebene Karte vermittelt Wertschätzung.
  • Umzug und Wohnungssuche: Bieten Sie proaktiv Unterstützung in Ihrem lokalen Umfeld an. Erkundigen Sie sich nach preiswerten Azubi-Unterkünften.
  • Einladung zu Events: Lassen Sie den neuen Azubi beim Tag der offenen Tür oder Team­ausflügen schon mal locker ins Gespräch mit den Kollegen kommen.
  • Krisenmanagement: Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie ändern sich ständig Dinge im Arbeitsleben, auch das verunsichert Auszubildende. Sprechen Sie das Thema offen an und informieren Sie über Veränderungen, wie z. B. Lockdown der Berufsschulen. Nutzen Sie hierzu Tools für Online-Meetings.

„Onboarding“: Wohlfühlatmosphäre schaffen

Der erste Arbeitstag steht vor der Tür. Gute Onboarding-Maßnahmen im Betrieb erleichtern den Einstieg für alle ungemein:

  • Mentoring: Stellen Sie dem Auszubildenden einen festen Begleiter an die Seite, der ihn durch den Tag führt und mit den Abläufen bekannt macht. Generell bewährt hat sich ein Patensystem, bei dem z. B. ein älterer Azubi für die erste Zeit als primärer Ansprechpartner fungiert.
  • Praxis-Tour: Auch wenn der Azubi schon öfter in der Praxis war: Nehmen Sie sich die Zeit für eine Führung und vergessen Sie nicht Selbstverständliches und Bekanntes wie Toiletten, Pausenraum, Erste Hilfe und Notausgänge.
  • Ansprechpartner: Statten Sie das Team mit Namensschildern aus und animieren Sie die älteren Kollegen, proaktiv auf den Auszubildenden zuzugehen und sich im Gespräch vorzustellen.
  • Unterlagen: Bereiten Sie eine Mappe vor, in der sich neben generellen Informationen zum Ausbildungsverlauf auch praxisinterne Punkte wie wichtige Belehrungen (z. B. zum Arbeitsschutz und Datenschutz), Checklisten, Dienstanweisungen etc. befinden.
  • Feedback: Führen Sie in der Probezeit alle vier Wochen ein ehrliches und konstruktives Gespräch. Geben Sie dem Auszubildenden Orientierung und Anerkennung, aber auch korrigierende Hilfen und rechtzeitige Abmahnungen, damit er die Chance hat, sein Verhalten am Arbeitsplatz zu verändern.
  • Positionierung: Lassen Sie Konflikte zu einem gewissen Grad zu, aber setzen Sie Grenzen, wenn das Betriebsklima in Gefahr gerät.

Eine TFA mit kreativer Ader

Sara Roller arbeitet mit Begeisterung als TFA. Nebenbei ist sie als freie Autorin für Werbeagenturen, Tiermagazine und -praxen tätig.
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Erstklassige TFAs auszubilden bedeutet, einen jungen Menschen mit fachlicher Expertise und persönlichem Weitblick zu begleiten und gegebenenfalls zu formen, sodass die Nachwuchs-Fachkraft einem selbst zur Ehre gereicht. Eine tolle Aufgabe, nicht nur für Tierärzte, sondern auch für TFAs – schließlich haben gerade die häufig den persönlicheren und altersgerechteren Einblick ins Team. Wenn Sie sich für diesen Aufgabenbereich interessieren, sollten Sie dies also unbedingt kommunizieren!

Tipps für Auszubildende – damit die Ausbildung gut läuft

  • Wer, wie, was? Wieso, weshalb, warum?“ Schon als Kinder haben wir gelernt: Wer nicht fragt, bleibt dumm!“. Signalisieren Sie Interesse und stellen Sie Fragen.
  • Erfahrene TFAs beobachten und Arbeitsabläufe verinnerlichen
  • Vertrauensperson im Team finden
  • Die Kollegen so behandeln, wie man selbst behandelt werden möchte
  • Das Gespräch suchen und Feedback einfordern – von Kollegen und Chefs
  • Nicht an Fehlern verzagen, sondern es nächstes Mal einfach besser machen
  • Unstimmigkeiten im Team zur Sprache bringen
  • Stets hilfsbereit und freundlich sein
  • In einem Notizheft wichtige Dinge zu Papier bringen
  • Bei Problemen in der Schule andere TFAs fragen
  • Die eigenen Stärken kennenlernen und leben

Über die Autorin:

Stephanie Jette Uhde hat in Budapest und Hannover studiert. Sie ist aktuell bei Firstvet und in einer Kleintierpraxis mit Schwerpunkt Verhaltenstherapie tätig. Die Inhaberin der „Förde Fortbildungen“ bietet zudem Seminare für TFAs und Tierärzte an und ist als Dozentin für verschiedene Weiterbildungsträger gefragt. Ihr Schwerpunkt liegt dabei u. a. auf dem Personalwesen.

Kontakt zur Autorin: jette@dr-uhde-kiel.de

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