Zeitdieben auf der Spur
Zeit ist eine knappe Ressource. Mit dem richtigen Management jedoch kann sie effektiver genutzt werden. Das hilft auch, Praxisabläufe langfristig zu stabilisieren.
Von Michaela Klöckener
Probleme wie Überstunden, Stress, gereizte Patientenbesitzer und Tierärzte sind Ihnen vertraut? Kein Grund zur Verzweiflung! Wir haben für Sie ein paar Lösungsansätze zusammengestellt, die sowohl Ihnen persönlich als auch dem Team und der Praxis oder Klinik als wirtschaftliches Unternehmen durch Kundenbindung nützen werden.
Führen Sie ein Zeitprotokoll
Die Lösung: Investieren Sie zunächst Zeit, um dauerhaft welche zu gewinnen. Es lohnt sich! Sie müssen herausfinden, was Ihre „Zeitdiebe“ sind. Hilfreich ist ein Zeitprotokoll von einer ganzen Woche, das den Praxis- bzw. Klinikalltag repräsentiert. Sie können dort notieren, wie viel Zeit Sie tatsächlich für welche Tätigkeit benötigen. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst – lassen Sie sich durch Ihr Smartphone ablenken? Verquatschen Sie sich mit einer Kollegin oder Kundin? Die Analyse kann in Form einer Tabelle erfolgen. Wofür verwenden Sie die meiste Zeit? Kann auf manche Tätigkeiten verzichtet werden? Stehen Aufwand und Ergebnis im Verhältnis? Spätestens jetzt können Sie mit konkreten Zeitplanungen beginnen.
Zeitliche Vorgaben setzen
Ein Telefonat mit einem Patientenbesitzer sollte nach spätestens drei Minuten zu einem Ergebnis führen, ganz gleich, ob es sich um das Vereinbaren eines Termins, das Durchstellen zum Arzt, eine Auskunft über Preise oder Ähnliches handelt.
Standardabläufe festlegen
Top Job:
Die Erstellung und Verschriftlichung standardisierter Abläufe – sogenannter Standard Operating Procedures, kurz SOPs – gibt dem Chef die Möglichkeit, sich auf die wesentliche Arbeit zu konzentrieren, da kaum noch jemand Fragen zu Abläufen und Ablageorten hat.
Verantwortlichkeiten bestimmen
Legen Sie gemeinsam Verantwortlichkeiten fest für bestimmte Arbeitsbereiche. Im Labor beispielsweise bleibt keine Probe mehr liegen, wenn eine Kollegin wissentlich zuständig ist.
Sprechstunden gut organisieren
Haben Sie eine systematische Terminsprechstunde, in der Leistungen, die bestimmte Ressourcen benötigen zeitlich aufeinander abgestimmt sind und Patienten konzentriert einbestellt werden? Auch unter personeller Berücksichtigung und inklusive einer Telefonsprechstunde – für Rückrufe und telefonische Beratung? Die Mitarbeiter sollten dazu gut geschult sein, um einen Notfall am Telefon zu erkennen und um die Dauer des zu vergebenen Termins einzuschätzen. Sinnvoll ist hier auch ein Notfallmanagement.
Nicht mit Suchen aufhalten
Arbeiten Sie mit funktionierendem Material (Drucker etc.) und Instrumenten, um sich NICHT mit Reparatur und Suche aufzuhalten. Und fordern Sie ggf. die Aufstockung der Instrumente an. Ein Thermometer für zwei Behandlungsräume… Sie wissen schon!
Wissen zugänglich machen
Suchen Sie auch oft ein Dokument oder ein Formular in einem unübersichtlichen Meer von Ordnern im PC? Eine Wissensdatenbank sorgt endgültig für Ordnung und den aktuellsten Stand. Sitzungsprotokolle beispielsweise sind für alle jederzeit zugänglich und immer an einem Ort zu finden.
Es gilt die Zwei-Minuten-Regel
Aufgaben, die weniger als zwei Minuten beanspruchen, sind sofort zu erledigen. Sonst entsteht ein abschreckender Berg, den Sie ewig vor sich herschieben.Dies sind nur einige wenige Lösungsansätze, um Zeitfresser zu finden und zu beseitigen. Um einen möglichst hohen Wirkungsgrad zu erreichen, sollten die Prinzipien gemeinsam mit einem qualifizierten Berater festgelegt werden. Da jede Praxis sehr individuell ist, kann so der geeignete Einstiegspunkt gefunden werden.
Über die Autorin
Michaela Klöckener ist gelernte Tiermedizinische Fachangestellte und Beraterin für Qualitätsmanagement.
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